Обработка информации инструментом ABBYY FlexiCapture
Использование программного обеспечения при обработке первичных документов может значительно снизить процент ошибок, вызванных ошибками, допущенными человеческим фактором. Таким образом, каким образом можно снизить количество ошибок? Чтобы обрабатывать различные типы документов, такие как бумажные и электронные, можно использовать универсальные программные решения, которые могут быть извлечены из различных источников, таких как сканеры, электронные письма, мобильные устройства и сетевые папки.
Использование мобильных устройств для ввода документов может сильно упростить доступ к данным и увеличить скорость обработки. Кроме того, интеллектуальные системы обработки информации могут существенно оптимизировать бизнес-процессы бухгалтерии, например, ускорить ввод данных, контролировать корректность заполнения, а также автоматически вносить документы в корпоративную систему.
При выборе системы обработки информации рекомендуется обратить внимание на возможность ее расширения, масштабирования и интеграции в соответствии с требованиями компании. Кроме того, при покупке интеллектуальной системы обработки информации стоит рассмотреть только проверенные компании, имеющие продолжительный опыт работы и успешные решения в данной области.
Информационный поток играет важную роль в нашей жизни, и крылатая фраза Ротшильда "Кто владеет информацией - владеет миром" здесь как нельзя уместна. В рабочих процессах бухгалтеров крупных компаний информация является чрезвычайно важным фактором. Объем информации там настолько велик, что без автоматизации и интеллектуальных технологий обойтись просто невозможно. Компания ABBYY может помочь своей платформой ABBYY FlexiCapture облегчить участь работников бухгалтерии.
От пера и чернил до искусственного интеллекта: технологии обработки информации
Истоки бухгалтерской отчетности уходят в глубокую историю. Еще 3600 лет до нашей эры, в Шумерском государстве, глиняные таблички использовались в качестве носителя информации. За последующие тысячелетия обработка бухгалтерских документов прошла несколько этапов развития.
Первый этап распространялся до второй половины XIX века и назывался «ручным». Информация собиралась и обрабатывалась только с помощью бумаги, пера и чернильницы. Это была эпоха толстых бухгалтерских книг и рукописных копий документов. Точность данных оставляла желать лучшего, поскольку человеческий фактор не мог не играть своей роли. К тому же информация в это время была плохо защищена, ее доставка осуществлялась либо по почте, либо курьерами, что не гарантировало стопроцентной надежности.
Второй этап, который получил название электромеханического, начался в 1831 году и продолжался до середины XX века. Изобретение первого электромагнитного реле и создание механического табулятора позволили обработку данных стать эффективнее. Появилась пишущая машинка, а почтовая система была модернизирована, что облегчило труд бухгалтеров и сделало информацию более защищенной.
В 1930 году на основе табуляторов в Питтсбурге (США) был создан прообраз первой вычислительной сети из 20 табуляторов и 15 пишущих машинок. Эта сеть использовалась для расчетов с покупателями в одном из универмагов. Третий этап начался со второй половины XX века и связан с наступлением компьютерной эпохи. Появление первых ЭВМ сделало обработку бухгалтерских данных более эффективной. Технология обработки включала три важнейших компонента — учет, анализ и принятие решений. Копировальная техника и диктофоны помогли в работе, но объем бумажных документов все еще был огромным.
Четвертый этап наступил в XXI веке, и он связан с появлением интеллектуальных решений для обработки бухгалтерской информации. Бумажные документы все чаще цифровизируются. Программы осуществляют важные этапы обработки и ввод данных без участия человека, что позволяет существенно снизить количество ошибок. Современные программы способны самостоятельно проводить интеллектуальную обработку информации из любых типов бухгалтерских документов — счетов-фактур, контрактов, счетов. Способ их получения может быть любым — сканы, фотографии, электронные документы, тексты писем или вложений. ABBYY FlexiCapture - одно из программных решений, которое использует для обработки информации технологии искусственного интеллекта.
ABBYY FlexiCapture: как данное решение помогает оптимизировать бизнес-процессы в бухгалтерии
В конце месяца бухгалтеры часто сталкиваются с авральной ситуацией, когда необходимо обработать сотни бумажных документов, поступивших от поставщиков. Обработать такой объем информации вручную можно, но высока вероятность ошибок и неточностей. Кроме того, электронные документы также нуждаются в проверке и вводе в систему. Все эти задачи ABBYY FlexiCapture способна решить с помощью универсальной платформы, которая оптимизирует бизнес-процессы, связанные с документооборотом.
ABBYY FlexiCapture позволяет обрабатывать документы, поступающие единым потоком и имеющие любую форму. Это особенно полезно компаниям с разветвленной филиальной структурой и централизованной бухгалтерией, поскольку платформа позволяет удаленно собирать данные на местах и централизованно обрабатывать их в единой системе.
Работа с ABBYY FlexiCapture проста и удобна. После сканирования документов или загрузки уже существующих сканов, платформа автоматически распознает информацию в ключевых полях, а затем документ поступает к бухгалтеру в стандартизированном виде для правки и/или подтверждения правильности ввода. Для сохранения данных в финансовой системе приложения достаточно просто нажать кнопку «Отправить».
ABBYY FlexiCapture способна обрабатывать многостраничные документы, включая счета. При обработке данных платформа учитывает позиции всех полей счета, даже если они расположены на разных страницах. Проверка многостраничных документов проводится на основе определенных правил, а порядок страниц не важен.
С использованием ABBYY FlexiCapture время на ввод бумажных бухгалтерских документов уменьшается в 3–10 раз, а точность итоговой информации повышается в 10 (!) раз благодаря технологиям распознавания (OCR, IСR, OMR/Barcode). При этом система окупается в среднем за срок от 3 месяцев до 1 года, поскольку имеет достаточно разумную стоимость и низкие затраты на внедрение и сопровождение программы.
ABBYY FlexiCapture - это платформа для обработки бизнес-документов и автоматизации их переноса в корпоративную информационную систему. Но как же это может помочь бизнесу? Давайте рассмотрим несколько кейсов компании ABBYY из большого портфолио.
Одним из клиентов ABBYY является международная сеть PwC, которая предоставляет аудиторские услуги, услуги в сфере бизнес-консультирования, налогообложения и права, а также обучения. Ее клиентами в России являются около 2000 компаний из разных сфер бизнеса.
Задача, поставленная перед ABBYY, заключалась в повышении эффективности обработки финансовых документов и автоматизации их переноса в корпоративную информационную систему. Для решения этой задачи компания ранее проводила ручную обработку первичных бухгалтерских документов и сверку данных из них с информацией в учетной системе. Это занимало много времени и не всегда было точным.
Платформа ABBYY FlexiCapture была выбрана для потокового ввода бухгалтерских документов и их обработки. На начальном этапе было обработано около 1000 документов для сверки данных с посттранзакционными выгрузками клиентов. Были разработаны шаблоны для распознавания и извлечения данных из платежных поручений и товарных накладных.
Теперь для обработки документов бухгалтеру остается загрузить их отсканированные копии на сервер, а всю работу по распознаванию, извлечению и занесению данных в сводные таблицы платформа выполнит сама. Это значительно повысило эффективность процесса обработки и освободило время сотрудников компании. Они могут использовать это время для решения других важных производственных задач, включая общение с клиентами.
Один из крупнейших розничных банков России - "Открытие". Финансово-кредитное учреждение входит в топ-15 крупнейших страны. Ежедневно банк обрабатывает около 1500-2000 различных документов, включая чеки, платежные требования, поручения и т.д. Ранее сотрудники ручным образом обрабатывали эти документы, это забирало большую часть рабочего времени и влекло за собой риски для банка. Организация решила упростить обработку данных, повысить эффективность и снизить затраты.
В январе 2014 года банк внедрил систему ABBYY FlexiCapture в центральном офисе, а в марте того же года - в филиалах. Теперь программа используется для сканирования, контроля бухгалтерских и финансовых документов и верификации. Автоматизация практически полностью исключает возможность мошенничества и ошибок, связанных с человеческим фактором. Благодаря точности обработки информации трудозатраты снизились в 30 раз. Бэк-офис полностью унифицировал весь цикл ввода, верификации и контроля входящих документов, что полностью освободило квалифицированных работников от рутинной работы.
Будущие планы банка - автоматизировать обработку поручений на совершение конверсионных операций, контроль валютных расчетных документов и создание электронного архива.
ООО «РН-Ванкор» является дочерним предприятием ОАО НК «Роснефть», одной из крупнейших нефтегазовых корпораций в мире. Компания использует решение от ABBYY для автоматизации обработки информации.
Основная цель перехода к электронному документообороту заключалась в снижении затрат, минимизации случаев порчи и утери бумажных оригиналов, а также в уменьшении сроков обработки первичных бухгалтерских документов. Более того, необходимо было организовать безбумажное взаимодействие с ФНС и подачу отчетных документов в налоговые органы в электронном формате. Для решения этой задачи компания воспользовалась системой управления финансовой и бухгалтерской документацией на основе платформы ABBYY FlexiCapture.
Программа работает в несколько этапов. Сначала сотрудник сканирует документ. Затем платформа ABBYY FlexiCapture автоматически распознает тип документа, анализирует его комплектацию и правильность оформления. После этого сотрудник проверяет информацию на правильность и документ передается на сервер для согласования. Программа также напоминает о необходимости передачи документа в архив, формирует реестр приема-передачи, а также наносит штрих-коды для идентификации бумажных версий документов и их сверки с электронными копиями. Программа автоматизирует все виды операций бухгалтерского документооборота, а также автоматически отправляет контрагентам сканы согласованных версий документов, формируя массовые выгрузки по результатам поиска.
В результате внедрения системы полностью автоматизировался процесс обработки и внесения документов в систему. Кроме того, возросла точность сопоставления бумажных версий документов и их электронных копий, а также сократились сроки обработки. Система успешно работает в компании уже более 2 лет. За это время было настроено около 40 шаблонов, а общее количество обрабатываемых ею страниц составляет более 1 миллиона в год.
Крупнейший производитель стали, ОАО «Магнитогорский металлургический комбинат», является одним из лидеров черной металлургии в России и мировом рынке. В 2011 году компания уже использовала два центра потокового сканирования и распознавания документов для обработки бухгалтерских документов, но необходимо было внедрить более гибкое решение, которое позволяло бы изменять параметры работы системы без обращения к разработчику.
Дополнительными задачами были автоматизация обработки неструктурированных первичных бухгалтерских документов, например, счетов, и ускорение и упрощение процесса сканирования, распознавания и передачи документов в корпоративную информационную систему.
Для решения этих задач было выбрано решение на основе платформы ABBYY FlexiCapture, которое позволяет компании развивать систему силами собственных IT-специалистов и легко интегрировать ее в уже существующую систему. Благодаря внедрению системы ABBYY FlexiCapture компания выполняет ежемесячно огромное количество работ по сканированию и распознаванию счетов-фактур, накладных, приходных и расходных ордеров, товарно-транспортных накладных.
Продукты для интеллектуальной обработки данных, такие как ABBYY FlexiCapture, широко применяются в различных сферах бизнеса, особенно в крупных компаниях нефтегазовой отрасли, энергетики и финансов, где автоматизированная обработка документации способствует повышению качества работы бухгалтерии и всей компании в целом.
Фото: freepik.com